Nota Fiscal Eletrônica: Como Emitir, Tipos de Notas

Ao contrário do que se imagina emitir a nota fiscal é muito fácil. A
grande maioria das empresas tem a obrigação de emitir, para registrar a compra
e venda de produtos e serviços. Por isso é fundamental que saiba fazer a
emissão corretamente.

Muitos empreendedores, principalmente aqueles
que estão iniciando as atividades em suas empresas tem dúvidas sobre como tirar
a nota fiscal.

Nós iremos te ajudar a entender tudo sobre
este importante documento, para não ter problemas com o Fisco!

O que é
e para que serve a nota fiscal?

Um dos documentos mais importantes de uma
empresa é a nota fiscal. O objetivo principal dela é registrar as operações de
compra e venda de produtos ou serviços, além de fazer o recolhimento de
impostos como ISS e ICMS (para empresas não cadastradas no Simples Nacional).

A maioria das empresas são obrigadas a emitir
a nota fiscal para que se comprove o seu faturamento e também que se faça o
recolhimento de impostos. Há poucas exceções, como no caso do MEI: que só
precisa emitir nota fiscal para outras pessoas jurídicas ou se o consumidor pedir.

Optar por não emitir a nota fiscal quando lhe
é exigido pode trazer problemas com Fisco, e nos casos mais graves, responder
processo por sonegação fiscal.

Outro ponto importante é dizer que diversas
empresas só fazem negócios com empresas que emitem nota. Então, não adotar esse
registro pode impactar negativamente o seu negócio.

Ou seja, não cumprir com essa obrigação legal
pode gerar muitos problemas, tanto legal quanto financeiros. Por isso é
fundamental emitir a nota fiscal, e fazer todo o processo corretamente,
calculando e registrando todos os impostos.

Vamos conhecer os tipos de notas fiscais.

>> Veja Também: O que é Capital de Giro?

Quais
são os tipos de notas fiscais?

 Você
que é empreendedor, empresário, deve-se atentar ao tipo de nota fiscal mais
apropriada para o seu negócio. Existem diversos tipos, mas iremos falar de três
principais:

• Nota
  Fiscal (NF) : modelo utilizado para registrar a venda e compra de produtos, e
  outras operações como importação, exportação, remessa, retorno e devolução, por exemplo. Vários tipos de negócios a utilizam
  como varejo, atacado, lojas físicas e e-commerce.
• Nota
  Fiscal de Serviços (NFS): este tipo de nota é utilizado por prestadores de
  serviços. Cabelereiros, agências de marketing, médicos, engenheiros, entre
  outras categorias devem emitir esse tipo de nota.
• Nota
  Fiscal do Consumidor (NFC): essa nota está substituindo o modelo de cupom
  fiscal. Ela é emitida na venda direta ao cliente, como acontee no varejo.

E ainda podemos dizer que existe dois modelos
de notas fiscais:

Tradicional:
este
modelo é a conhecida nota emitida em papel. Feita toda manualmente, deve ser
arquivada fisicamente em pastas e arquivos.

Eletrônica:
tem
o mesmo valor da nota tradicional, porém todas as informações são armazenadas
no computador. E ao invés de preencher cada informação na mão, digita-se tudo
num programa emissor que é desenvolvido especialmente para emitir a nota fiscal
eletrônica.

O modelos de nota fiscal eletrônica é identificada com um -e  após o nome do tipo da nota:

• Nota fiscal (de produto) — NF-e / NFE

• Nota fiscal de serviço — NFS-e / NFSE

• Nota fiscal do consumidor — NFC-e / NFCE

O que muda com a nota fiscal
eletrônica

A
implantação da nota fiscal eletrônica representa um grande avanço em termos
tecnológicos para o mercado.

Pois até
pouco tempo atrás as empresas perdiam muito tempo para preencher e conferir
notas fiscais.

Atualmente
o procedimento é mais prático, porque existe a possibilidade de importar dados
no formato XML.

Outras
várias vantagens de se adotar a versão eletrônica:

• Economia de papel;
• Economia de custos com a emissão e armazenamento das notas;
• Agilidade no preenchimento da nota fiscal;
• Agilidade no envio das informações para o Fisco;
• Envio da cópia do cliente por e-mail;
• Automatização de processos;
• Facilidade no arquivamento dos documentos (feito digitalmente);
• Maior agilidade em caso de auditoria;
• Redução do risco de erros e fraudes.

fonte: https://www.contabilizei.com.br/contabilidade-online/como-tirar-nota-fiscal/

E outra informação importantíssima é que as operações das empresas,
ficam registradas no site da Receita Federal por até 180 dias, na qual
permite-se a consulta a qualquer momento pela internet com
a utilização da chave de acesso gerada na emissão da nota.

Passo a passo de como emitir a
nota fiscal eletrônica

Agora que você já aprendeu muitas informações sobre a nota fiscal, vamos
te ensinar o passo a passo de como emitir esse documento na sua empresa.

1 – Verifique qual tipo de nota
sua empresa emite.

O primeiro passo a ser feito é verificar qual nota a sua empresa deverá
emitir: a de produto? Serviço? Do consumidor? Determinado o tipo de nota,
deve-se verificar  o enquadramento fiscal
da empresa, situação cadastral, e ver todos os tipos de documentos que deverão
ser usados no dia a dia.

Em todo o processo, contar com a orientação profissional de um contador,
na qual ele irá analisar todo o caso de sua empresa e informar corretamente
quais documentos fiscais é obrigado emitir.

2 – Adquirir um certificado
digital

Caso a sua empresa não tenha, será necessário adquirir um certificado
digital. Este arquivo é uma assinatura virtual que irá garantir a segurança das
operações feitas pela internet, assegurando a autenticidade
da nota fiscal emitida.

Para comprar um certificado digital, basta procurar por uma Autoridade
Certificadora que seja credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas
Brasileira (ICP). Na maioria dos casos, os modelos usados são o A1 ou A3.
Entretanto, se informe com o fornecedor e com o programa emissor de notas qual
versão é aceita.

Depois de adquirir o certificado digital, você deverá levar os documentos até uma Autoridade de Registro para validar as informações. Para então configurar o seu token ou smartcard de acesso.

>> Veja Também – O que é DIFAL ICMS: Como Funciona e Como Calcular

3 - Credenciar-se na Secretaria Estadual ou Municipal de Fazenda ou Finanças 

Depois de fazer todo o processo
de adquirir o certificado digital, você deverá procurar pelos órgãos responsáveis
pelas operações de cada nota fiscal. É necessário uma autorização  para
emitir o documento eletrônico: 

• Nota Fiscal de Produto (NF-e) e Nota Fiscal do
  Consumidor (NFC-e): para emitir esse documento, você deverá entrar
  em contato com a Secretaria Estadual da Fazenda da região
  onde sua empresa está cadastrada;
• Nota
  Fiscal de Serviço (NFS-e): você deverá entrar em contato com a Secretaria
  Municipal de Finanças, de Fazenda ou órgãos similares, da
  localidade onde seu negócio está cadastrado. 

Cada órgão e região tem legislação e processos próprios, a ajuda de um contador é fundamental  para conhecer e seguir as obrigações de cada esfera governamental.

Ou seja, dependendo da cidade e
estado onde a empresa está cadastrada, você irá conseguir emitir as notas
fiscais eletrônicas.

MEI: Como emitir nota fiscal

 Uma dúvida muito comum entre os
Microempreendedores Individuais (MEI) é quanto a emissão de nota fiscal e como
fazer isso. O MEI é obrigado a emitir nota fiscal nas vendas e nas prestações de serviços para pessoas jurídicas,
inclusive órgãos públicos, senso exceção a emissão para pessoa física, a
menos que peça.

O MEI não é
obrigado a emitir nota fiscal eletrônica, mesmo se fizer vendas interestaduais,
fica a critério do empreendedor emitir ou não.

Como emitir a nota fiscal como MEI

Para que o MEI
possa emitr a nota fiscal, deverá procurar Secretaria da Fazenda do Estado ou do Município
e solicitar a autorização de impressão da nota fiscal – AIDF.

Depois de
conseguir a autorização, procure uma gráfica para confeccionar os talões
(blocos) de notas fiscais. 

Quais são as vantagens do MEI emitir nota fiscal?

A emissão de
nota fiscal tira o empreendedor da informalidade e possibilita que ele faça negócios
com empresas de médio e grande porte, que exigem o documento fiscal para
contratação de serviços ou compra de produtos.

 

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